Pianificare un progetto: dall’idea alla gestione del team
Ti è venuta un’idea fantastica, la tua mente ha partorito la bozza di un progetto che potrebbe essere la svolta che aspettavi… e tu non sai proprio da dove iniziare!
Organizzare e gestire un progetto non è un lavoro né semplice né scontato, e spesso proprio la paura delle mille cose da fare ci impedisce di avanzare nell’impresa.
La preoccupazione di fallire, di non essere in grado di portare a termine un compito nel modo migliore rischia di bloccarci, convincendoci ad accantonare idee che potrebbero risultare vincenti! (ne parlo nel mio articolo sulla procrastinazione).
E anche se dovessi raccogliere tutto il tuo coraggio e lanciarti a capofitto nella tua idea da brav@ visionari@, la mancanza di punti fermi e obbiettivi specifici può ritardare lo svolgersi del lavoro, rischiando di far arenare la nave prima ancora di aver lasciato il porto.
Negli anni passati a organizzare e dirigere team di lavoro ho individuato 4 fasi fondamentali che è necessario attuare nella pianificazione di un progetto.
Vista la vastità dell’argomento (e la punta di sadismo che mi contraddistingue) ho deciso di suddividere l’articolo in due parti: oggi scopriremo in che modo avere ben chiari tutti gli step del nostro lavoro, per poi approcciarci alla fase pratica e concreta di pianificazione.
Ma prima di tutto vi è una cosa che è bene aver chiaro: cosa si intende per progetto?
Definizione di “progetto”
Il progetto non è una semplice attività lavorativa che svolgiamo nel quotidiano, ma si distingue per alcuni elementi fondamentali.
Innanzitutto, si tratta di un’attività che prevede obiettivi, tempistiche e budget definiti e limitati nel tempo, che viene normalmente processato una singola volta all’interno dell’impresa.
Facciamo un esempio: se ti occupi di stampare T-Shirt e calzini personalizzati, questa è a tutti gli effetti l’attività della tua impresa.
Ma se invece hai sempre stampato T- shirt e scegli di creare, per il mese di dicembre, anche i calzini brandizzati, beh quello è il tuo progetto aziendale.
Tutto chiaro?
Bene, andiamo subito al sodo quindi! Quali sono le fasi di sviluppo del tuo progetto, passo per passo?
“Progetta il futuro, ma con una matita”
Lo studio di fattibilità: la mia idea è buona?
Lo studio della fattibilità risponde alla prima domanda che ci si deve porre quando insorge un’idea: questo progetto è sostenibile e profittevole?
In parole povere: nel lungo termine, riuscirò a dedicare le risorse giuste? E, soprattutto, apporterà dei reali benefici?
Purtroppo non sempre le idee, neppure quelle più geniali, risultano poi attuabili nella realtà, ma come capire se un progetto risulterà fallimentare ancora prima di iniziare a programmarlo?
Per condurre uno studio di fattibilità accurato ed efficiente è necessario rispondere sinceramente ad alcune domande sulle risorse che dovremmo investire.
Vi sono aspetti legali da tenere in considerazione? Hai le risorse tecniche che ti servono? Quali sono i costi totali del progetto? E questo investimento, porterà dei benefici soddisfacenti? Se sì, in quanto tempo?
Avere ben chiari, nero su bianco, questi aspetti ti aiuterà a capire sia se il tuo progetto è realmente sostenibile, sia a darti una prima idea sugli obiettivi da porti.
Definizione dell’obiettivo: abbi chiara la tua meta
Se non hai chiara la tua meta, è molto più semplice perdersi per strada!
Gli obiettivi che ti porrai guideranno tutte le decisioni del team, influenzando ogni aspetto del vostro lavoro.
Tenendo ben presente quale sia lo scopo finale del progetto, procedi a ritroso identificando le fasi necessarie al suo raggiungimento, stabilendo dei micro-obiettivi su base periodica che dovranno essere raggiunti per determinare l’andamento e la durata del progetto.
Fidati: sembra più difficile di quanto non sia!
Per il momento ricorda solo che qualunque obiettivo, per essere sostenibile, deve seguire una logica S.M.A..R.T.:
- Specifico: Indica chiaramente e concretamente cosa vuoi ottenere.
- Misurabile: deve essere quantificabile per poterne verificare il raggiungimento.
- Raggiungibile: sii realistico@! Porsi obiettivi che sai già di non poter raggiungere non aiuterà a stimolarti.
- Riconosciuto: poni obiettivi coerenti con i valori dell’impresa e i desideri del team.
- Tempificato: deve avere una scadenza precisa per poter stabilire delle timeline e monitorare il loro raggiungimento.
Ne aggiungo un altro: condiviso! Non cantartela e suonartela da sol@, è fondamentale che il team sia attivamente coinvolto nella definizione e nel raggiungimento dell’obiettivo.
Nella prossima puntata: Concretizza la tua pianificazione
Ora che abbiamo chiari obiettivi ed elementi di base per la realizzazione del nostro progetto, non ci resta che concretizzare le varie fasi mettendo tutto nero su bianco!
Nel prossimo articolo affronteremo i 2 step fondamentali della fase pratica del tuo progetto: come gestire un team di lavoro e come redigere un piano di progetto!
Se non puoi proprio aspettare queste due settimane per leggere la seconda parte dell’articolo, non disperare! Prenota una call gratuita per conoscermi, ti spiegherò personalmente quali sono le ultime due fasi e come applicarle alla tua idea nello specifico!