La tua To Do List è più lunga della Starway to Haven?
Ah, la vita da freelance, accompagnata dalla magica sensazione di avere una valanga di impegni arretrati che ti rincorre in ogni istante, minacciando di sommergerti senza pietà; il senso di affanno che scandisce le tue giornate fino a toglierti il fiato; la terrificante consapevolezza di avere talmente tante cose da non sapere da quale iniziare.
(Eh si, oggi mi sento particolarmente ottimista).
Nella nostra vita da freelance, il senso di affanno può effettivamente diventare una realtà quotidiana. La libertà e la flessibilità di essere il proprio capo portano con sé anche la pressione di gestire ogni aspetto della propria attività, delle proprie energie e del proprio tempo che, come ormai sappiamo, non sono risorse inesauribili.
Ma perché è così difficile gestire le nostre attività? Per quale ragione non riusciamo a superare il senso di affanno?
E soprattutto: perché la mia To Do List è talmente chilometrica da peggiorare la mia ansia vertiginosamente?
La to do list nella società della performance
La risposta è semplice: viviamo in un’epoca in cui “fare di più” e “il più velocemente possibile” sembra essere l’unica strada verso il successo.
La cosiddetta società delle performance nella quale lavoriamo e viviamo ci porta a credere che il metro di paragone del successo siano le ore lavorate, le quantità di materiali prodotti, che “fare” sia più importante di “fare bene”.
In questo contesto, il senso di affanno diventa un ingombrante compagno nelle nostre vite, un coinquilino invadente che irrompe in camera nostra nei momenti meno opportuni.
Ma siamo davvero sicuri che fare tutto subito e tutto insieme sia la strada giusta? Che “produrre in quantità” ci aiuti a gestire al meglio i nostri progetti?
(Spolier: no).
La To Do List e la pianificazione preventiva sono gli unici alleati che abbiamo per gestire in modo sostenibile le nostre giornate, ma anche per quelle è necessario avere metodo e fare chiarezza!
In questo articolo voglio svelarti i 3 passaggi fondamentali che sviluppo per creare le mie To Do List, rendendole uno schema efficace e fondamentale nella mia organizzazione.
“Fare meno, ma meglio è infinitamente più efficace che fare e basta”
Come creare una To Do List efficace in 3 mosse
To Do List si, ma con metodo!
Che tu preferisca organizzare la tua agenda su base giornaliera o settimanale, creare una to do list sostenibile è un passaggio fondamentale per evitare di procrastinare o di sentirsi sopraffatti dall’ansia.
Per scrivere la mia lista di attività, io rispondo a 3 semplici domande.
- Cosa devo fare?
Un foglio pieno corrisponde ad una mente libera!
Armati di carta e penna e scrivi tutte le attività che hai intenzione di svolgere quella settimana (o quel giorno). Butta giù le idee in modo confuso e disordinato, non è questo il momento di essere organizzati.
Mettere i tuoi impegni nero su bianco ti aiuterà a liberare la mente da quel senso di confusione e ad avere una visione chiara e oggettiva della tua situazione.
- Devo davvero farlo io?
Analizza ognuno dei punti presenti nella tua lista e chiediti: è davvero necessario che sia io a svolgere questa attività a posso delegarla? Si, lo so bene, la delega delle proprie attività è un punto dolente per ogni freelance.
Ci ripetiamo frasi come: “Eh, ma come lo faccio io non lo fa nessuno”, oppure: “Eh, ma ci metto più tempo a spiegartelo che a farlo da solo”.
Ne sei proprio sicur@? Credi davvero di essere l’unica persona con le competenze necessarie a svolgere quel compito? Ti sei mai chiest@ se quella sia una priorità nella tua attività o se, delegando quel compito, non guadagneresti tempo prezioso per svolgere altre mansioni?
Anche per me delegare alcune delle mie attività è stato un trauma, ma devo dire che i risultati mi hanno sorpreso più di quanto credessi.
Ne parlo spesso sul mio profilo Instagram!
- Quando devo farlo?
Fintanto che tutti gli impegni vagheranno confusi nella nostra testa avremmo l’impressione che tutti loro abbiano lo stesso grado di priorità. Ti svelo un segreto: questo è impossibile!
Non è tutto urgente – o per lo meno non tutto allo stesso modo- ma solo mettendo nero su bianco le attività e potendole osservare concretamente siamo in grado di rendercene conto.
Chiediamoci: quali di questi impegni vanno necessariamente sviluppati oggi, o questa settimana? E quali invece hanno una scadenza più lunga e possono essere rimandati?
Acquisita questa consapevolezza potremmo stilare una to do list efficace, con gli impegni ordinati in base alla loro reale urgenza e non al senso di oppressione che deriva dalla poca chiarezza.
Se ti interessa approfondire uno di questi punti, (o se credi sia utile riascoltarteli a ripetizione come un mantra prima di andare a dormire) li ho sviluppati anche in questo breve video!
La To Do List perfetta è una To Do List sostenibile
Creare una to do list efficace è un po’ un esercizio di magia: devi bilanciare tempo, energia e un pizzico di realismo.
La scelta di quando e in che modo sviluppare ogni passo della nostra lista infatti, non può essere presa a caso.
Valuta attentamente ogni attività: Quanto tempo ti servirà? Quanta energia consumerà? Comporta attività secondarie di cui devi tenere conto?
Il tempo e le energie di una giornata non sono infiniti, ed è necessario tenerne conto al momento di svolgere questa difficile equazione. Ho già parlato di come suddividere le attività in maniera sostenibile nell’articolo sulla pianificazione settimanale, se ti interessa fare un passo in più.
Ma prima di tutto credo sia giunto il momento di porsi una domanda cruciale: produrre è realmente la priorità nel tuo business?
Fermiamoci un attimo a riflettere. Quali sono le nostre reali priorità di vita? Rincorrere obiettivi spesso irraggiungibili è il modo migliore per raggiungere il successo? Ma, prima di tutto, cos’ è il successo per te?
La to do list è un ottimo strumento, ma non dimenticare che la vita è molto più di una serie di caselle da spuntare. A volte, il vero successo sta nel sapere cosa lasciare fuori dalla lista, sta nel saper rinunciare e darsi un respiro.
In alcuni casi, come diceva il famoso architetto: “Less is more”.
Se ti interessa imparare a gestire meglio il tuo lavoro e le tue giornate, o solo ricevere consigli di organizzazione, iscriviti a “Cambiatempo”, la mia newsletters mensile in cui parlo di tempo, buisness sostenibili e… un sacco di altre cose che mi sembrano interessanti!