Aiuto! Non so organizzarmi!
Siamo solo a metà settimana, e tu già senti le incombenze travolgerti come un’onda assassina? Ti scopri a cercare su internet qualche miracoloso sito che ti venda ore della giornata extra (che poi andrebbero bene anche usate, non disdegniamo!)?
No, non esiste un modo per allungare la tua settimana, ma sicuramente c’è un metodo pratico ed efficiente per ottimizzare il tempo che già hai.
Ne parliamo proprio oggi! Vedremo passo per passo come organizzare la tua settimana e, nell’ultimo paragrafo, ti consiglio le app che aiutano me nella pianificazione.
Perché è importante pianificare la settimana?
Pianificare in anticipo la nostra settimana ci permette di avere ben chiaro quali sono le incombenze che ci attendono, quando è meglio compiere una determinata mansione e, in alcuni casi, a quali attività rinunciare.
Sia chiaro: l’organizzazione non serve a poter far tutto l’impossibile e anche di più incastrando impegni su impegni; significa prima di tutto imparare a stabilire delle priorità, e capire quali sono i nostri limiti.
In parole povere: non pianificherai la tua settimana per riuscire a fare ancora più cose, ma per ricavarti nei giorni del tempo per riposarti e prenderti cura della tua salute psico-fisica!
Si, tutto molto bello… ma concretamente? Basta che mi scrivo una bella “to do list” e la appendo al frigorifero?
No, decisamente no, ma possiamo pianificare la nostra settimana in modo veloce e strategico seguendo 6 semplici passi:
- Scegli quando pianificare
- Elenco degli appuntamenti fissi
- Brainstorming degli obiettivi
- Stima del tempo
- Stima delle energie
- Come gestire la pianificazione?
Ti spiego più nello specifico come affrontare ogni punto!
Quando pianificare la tua settimana?
Come e quando organizzare la tua settimana è una scelta personale da prendere in base ai propri impegni e routine.
Se, ad esempio, la tua settimana lavorativa inizia sempre il mercoledì, potresti tranquillamente decidere organizzarti ogni martedì.
L’unico consiglio che mi sento di darti a riguardo è di progettare una settimana per volta, con poco anticipo.
Cercare di organizzare tutto con due o tre settimane di anticipo spesso si rivela controproducente: entrano in gioco troppi imprevisti e contrattempi e, come vedremo più avanti, diventa impossibile stimare le energie e il tempo che avremmo fra un mese!
“È questo il problema di essere un supereroe: devi essere sempre preparato ad affrontare l'imprevedibile.”
Elenco degli appuntamenti fissi
Inizia scrivendo tutto ciò che c’è in ballo!
Prendi la tua agenda, calendario, block notes… e scrivi tutti gli appuntamenti fissi che ti aspettano: riunioni di lavoro, consegne da inviare, dentista, parrucchiere… tutto ciò che non puoi evitare!
Ricorda, però, che raramente il tempo che occupa un’attività si limita allo svolgimento della stessa, spesso ci sono delle azioni complementari di cui tendiamo a non tener conto.
Per esempio: abbiamo un appuntamento col medico? Probabilmente dovremmo preparare dei documenti da portare con noi. O ancora, una call con un cliente? Magari dovrai ripassare alcune slide prima di chiamarlo.
Ricorda di appuntare proprio tutto!
Quali sono i tuoi progetti per la settimana?
Facciamo uno step in più sulla nostra lista: quali obiettivi ti eri prefissato? Ci sono dei compiti che non sono appuntamenti fissi, ma devi comunque svolgere?
Segna il corso di inglese che vuoi incominciare, il film che volevi vedere al cinema e il lancio del progetto che deve uscire il mese prossimo e vuoi iniziare a preparare…
Attenzione! Soprattutto se sei un libero professionista a volte persino trovare il tempo per fare la spesa o un aperitivo con gli amici è un dramma.
Ricorda che le passeggiate, gli hobby o semplicemente un’ora di lettura sono importanti quanto gli impegni lavorativi!
Inserisci anche queste attività alla tua pianificazione, troveranno tutti il loro luogo felice all’interno della tua settimana!
Stima del tempo: quanto ci metto?
Sii onest* e stima per ogni appuntamento il tempo che normalmente ti ci vuole per svolgere quel compito. Dovrai tener conto di molti fattori: devi compiere un tragitto in macchina o a piedi per arrivarci? È un lavoro impegnativo e a metà sei solit* prenderti una pausa?
Non barare però, stima sempre in eccesso!
Statisticamente tendiamo ad essere fin troppo ottimisti quando ci immaginiamo il tempo che impegnerà un determinato impegno! E questo senza tener conto di imprevisti e contrattempi.
Stima delle energie: non chiedere troppo a te stess*!
Questo è un punto fondamentale! Le nostre energie, sia fisiche che mentali sono una risorsa e, come tali, sono esauribili.
Se non teniamo conto di questo aspetto durante la pianificazione, ci ritroveremo a sovraccaricare la nostra settimana con attività molto stancanti, per poi essere degli zombie inutili che si trascinano al week end!
La concentrazione e la forza fisica vanno tutelati ponendoci alcune semplici domande: quando sono più produttiv*? Quali attività impegnano un maggior numero di energie?
Una volta data risposta a queste domande, potremmo pianificare la settimana mescolando nella stessa giornata attività più leggere e altre più impegnative, mixando il carico di lavoro e tenendo conto di quando siamo più produttivi nell’arco della giornata.
Ultimo Step: organizza e pianifica
Ora che abbiamo ben chiaro quali impegni ci aspettano e come mescolarli nelle giornate, ci sono due modi in cui possiamo suddividere la settimana:
- Dividendo le giornate in blocchi e ripartendo le attività giorno per giorno. Naturalmente, nel fare questo, ricordati di mescolare nella stessa giornata attività con un livello di energia diverso.
- Mantenere la lista così com’è, scegliendo giorno per giorno quali attività svolgere in base al livello di energia con cui ci svegliamo.
Strumenti utili: le App di pianificazione
Esistono centinaia di applicazioni e tool che posso aiutarci nella nostra pianificazione settimanale!
Ci permettono non solo di organizzare un calendario ben strutturato, ma soprattutto di averlo sempre con noi in borsa senza dover sopportare il peso di un’agenda!
Io personalmente utilizzo varie piattaforme: Agenda, Google Calendar, Notion etc…(vi spiego come usarli in alcuni post che ho pubblicato sui miei profili social).
sai già come usare questi strumenti o sei ancora in alto mare con la pianificazione e non sai da dove iniziare?
Non disperare! prenota una call gratuita, vedremo insieme come gestire la tua settimana con una pianificazione cucita su misura per te!